En el primer #ForoDigital de Foro Jurídico, los expertos en privacidad y protección de datos, Nuhad Ponce, socia de Ponce Kuri Abogados, y Pablo Corona, director de sistemas de Gestión en NYCE dieron tips para y recomendaciones para que el Home Office no signifique vulnerar información.
La contingencia sanitaria que causó la epidemia de COVID-19 nos ha forzado a repensar las formas de trabajo, aunque algunas empresas ya habían tomado medidas como parte de los beneficios hacia sus colaboradores, muchas otras tuvieron que reaccionar y adaptarse a los medios para continuar con sus labores.
En ese sentido, nos debemos preguntar cuáles son las mejores técnicas para realizar teletrabajo de manera que no afecte la productividad de los equipos de trabajo y se procure la protección de datos y de la información que se comparte.
Si la organización está acostumbrada a trabajar en equipo y a ser productivo entonces trabajar dentro o fuera de la oficina será más fácil dependiendo de la cultura organizacional, concluyeron.
Recomendaciones generales para la protección de datos
- Generar una cultura de privacidad de la información
- Las plataformas de videoconferencias se deben escoger dependiendo de la sensibilidad de información que se vaya a tratar o compartir. A veces, una llamada telefónica será la forma más segura.
- Asegurarnos que en la reunión sólo estén las personas convocadas.
- Con respecto al uso de biométricos, de igual forma, se debe contemplar las políticas de privacidad de las plataformas
- Especificar los canales de comunicación para transmitir información
- Utiliza passwords diferentes en cada cuenta y cambia regularmente las contraseñas, cada 3 o 6 meses es la recomendación. Utiliza frases o palabras combinadas.
- Capacitar al personal en el uso de las herramientas adecuadas al perfil de cada persona y enseñarles las formas de seguridad
- Ser disciplinados con los dispositivos de almacenamiento portátiles
- Utilizar VPNs
- Tener bitácoras de las personas que tienen acceso a la información
Cómo hacer Home Office sin morir en el intento
- Crea una rutina de trabajo: establece horarios para iniciar, para pausar, comer y descansar
- Espacio de trabajo: un área cómoda y que permita que te concentres
- Tu entorno: que tus familiares te ayuden a respetar tu rutina laboral
- Establece metas: objetivos diarios de trabajo que te ayuden a identificar tu nivel de productividad y a mejorarla
- Disciplina: equilibra tu tiempo para descansar, compartir con tu familia y desarrollar hobbies
- Infraestructura y recursos: asegúrate de contar con el equipo, conectividad y seguridad requerida
- Seguridad: considerar la seguridad de datos y privacidad de las plataformas para el teletrabajo y sigue las reglas de la organización
Si eres el líder del equipo de trabajo, sigue estas recomendaciones:
- Tecnología: utiliza plataformas de videoconferencias para dar seguimiento a las labores
- Asegúrate que tu equipo cuenta con los recursos tecnológicos y de ser necesario proporciónalos y capacítalos para su uso.
- Metas y objetivos: que sean sencillos y temporales enfocados a resultados y entregables
- Evalúa: con base en la calidad de trabajo, cumplimiento de objetivos, comunicación y reporte
- Comunicación: conoce las expectativas de tu equipo, pregunta si cuentan con lo necesario para trabajar. Promueve reuniones periódicas, incluso con otras áreas para compartir resultados.
Si participas en una reunión virtual recuerda las “Reglas de etiqueta para hacer trabajo desde casa”
- Identifícate correctamente, nombre completo y cargo
- “Si llegas tarde” trata de no interrumpir la reunión
- Utilizar el chat y la opción de “levantar la mano”
- Evita lugares ruidosos, usa audífonos y mantén el micrófono silenciado
