Entrevista al Mtro. Gustavo Carmona Barboza
Instructor para México y Latinoamérica del International Institute of Legal Project Management (IILPM)
¿Qué es el Legal Project Management o la Gestión de Proyectos Legales?
El International Institute of Legal Project Management (IILPM) define la Gestión de Proyectos Legales como la aplicación de herramientas y técnicas propias de la Gestión de Proyectos en la prestación de servicios legales. Cualquier contrato, trámite, juicio o asunto llevado por un abogado o un despacho es un proyecto, ya que cuenta con todas sus características: un inicio, un fin y un objetivo específico. Al tratar todos los asuntos legales como proyectos se facilita su gestión y las posibilidades de éxito aumentan de una manera exponencial.
El marco de trabajo de Legal Project Management (LPM) fue elaborado por un grupo de expertos en la disciplina y se tomó como modelo la metodología basada en fases y grupos de procesos del Project Management Institute. De esta manera, logramos organizar de una forma práctica y sencilla de implementar todos los procesos aplicados para una correcta gestión de los asuntos legales.
Este marco de trabajo se divide en 4 fases: definición, planeación, entrega y cierre. Las fases se desarrollan de acuerdo al siguiente esquema (Tabla 1):
¿Cuáles son los beneficios de la implementación del Legal Project Management?
La implementación del LPM es un cambio de paradigma en cuanto a la forma de trabajar de las áreas legales, por lo que el cambio es paulatino y traerá beneficios de forma progresiva y no inmediata, ya que hay un proceso de adaptación de la cultura organizacional.
Los beneficios son varios, entre ellos:
Transformar las formas de cobro. El recorte de presupuestos en las empresas y las crisis económicas hacen que el cliente ya no quiera contratar un servicio legal en el esquema tradicional de cobro por hora y presione a la transformación hacia el cobro fijo o por proyecto. Para esto es necesario tener claros los recursos usados en cada proyecto.
Tiempos de entrega. Al tratar cada asunto como un proyecto se pueden establecer presupuestos y especificaciones de entrega al cliente que nos hace más fácil cumplir con nuestra propuesta de valor al cliente y poner en claro desde un inicio las expectativas para brindar un mejor servicio.
Implementación tecnológica. Para aquellos despachos o departamentos legales de empresa que tengan o estén pensando en implementar herramientas legaltech es indispensable que usen el LPM no sólo durante el proceso de implementación sino para ir evaluando los beneficios que las nuevas herramientas traen a su operación.
Eficiencia y mejora continua de procesos. El objetivo de cualquier medida tomada por un negocio es ser más eficiente, ya sea aumentando las ganancias o reduciendo los costos y esto es lo que permite la aplicación del LPM. La gestión efectiva del trabajo implica, antes que nada, mejoramiento de procesos. Asimismo, permite tener una idea clara de los recursos asignados a cada actividad y dar seguimiento puntual y permanente al avance de las tareas de cada miembro del equipo. El LPM hace mucho más efectivo el seguimiento de los proyectos, nos da claridad sobre nuestros procesos y nos hace entrar en una cultura de mejora continua.
Mejor experiencia de usuario. Gracias a esta metodología, a muchos despachos se les facilita compartir información con sus clientes para que sepan en todo momento cuál es el status del proyecto, lo que funciona como una ventaja competitiva frente al cliente.
¿Qué recomendarías a los abogados y firmas de abogados que deseen implementar esta disciplina en su práctica profesional?
Lo primero que puedo recomendar es que debe haber un compromiso en implementar y en dar seguimiento a los resultados de esta herramienta de gestión. Si no hay monitoreo y control de la implementación, simplemente no sabremos si estamos avanzando o retrocediendo y tampoco podremos saber qué debemos mejorar o cambiar para llegar al resultado esperado del proyecto legal.
Adicionalmente, esta implementación debe estar acompañada de una herramienta tecnológica como son los softwares de gestión tipo Trello, Monday.com, Airtable, Asana, etcétera, y de un grupo piloto. Implementar LPM implica un cambio en las formas de trabajar e impactará en la cultura organizacional, por lo que para mitigar las resistencias al cambio primero se debe de escoger a un grupo de trabajo reducido para realizar las pruebas necesarias, una vez que se haya verificado su funcionamiento se puede empezar a hacer el cambio por equipo o por área.
El objetivo y resultado de la implementación del LPM es facilitar siempre el trabajo, sin embargo, durante el proceso no encontramos con una etapa de implementación que pudiera parecer tediosa aunque necesaria en cualquier cambio.
También recomiendo que al diseñar sus servicios legales piensen primero en el cliente y en cómo se va a beneficiar, por último, que vuelvan la disciplina del Legal Project Management parte de la cultura organizacional de la firma y de su práctica profesional.
¿Piensas que es importante que los abogados sepan de Gestión de Proyectos?
Por supuesto, el abogado de hoy debe tener dentro de sus habilidades transferibles la Gestión de Proyectos, además debe conocer sobre mercadeo, estrategia competitiva, análisis de riesgos, negociación, tecnologías de la información, sobre todo el uso de herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo.
La disciplina de Gestión de Proyectos debe ser incorporada como materia en las escuelas y facultades de derecho. Es vital para nuestra profesión mantenernos a la par de los avances tecnológicos y con las buenas prácticas de gestión. De esta manera no sólo nos volveremos más competitivos, sino también profesionales más completos y adaptados a las realidades del mercado.
